Homeoffice Ausstattung: Was zahlt der Arbeitgeber wirklich?

Wer bezahlt Laptop, Monitor, Bürostuhl, Internet oder sogar den Schreibtisch, wenn du von zu Hause arbeitest? Eine einfache Antwort wie „Das muss immer der Arbeitgeber zahlen“ gibt es 2026 nicht.

Entscheidend ist zuerst, um welche Art von Kosten es geht. Essentiell erforderliche und geeignete Arbeitsmittel muss der Arbeitgeber grundsätzlich bereitstellen. Bei einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz kommt hinzu, dass die benötigte Ausstattung mit Mobiliar, Arbeitsmitteln und Kommunikationseinrichtungen nach der Arbeitsstättenverordnung vom Arbeitgeber bereitgestellt und installiert wird.

Anders sieht es bei freiwilligen Zuschüssen, privaten Anschaffungen oder laufenden Kosten wie Internet und Strom aus. Dort können Arbeitsrecht, konkrete Homeoffice-Vereinbarung und Steuerrecht zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Deshalb trenne ich in diesem Ratgeber klar zwischen „muss der Arbeitgeber stellen“, „kann er übernehmen“ und „zahlst du selbst – möglicherweise mit steuerlichem Abzug“. Beruflich veranlasste eigene Arbeitsmittel können beispielsweise Werbungskosten sein.

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Telearbeitsplatz oder mobiles Arbeiten: Warum der Unterschied wichtig ist

Im Alltag wird fast alles als „Homeoffice“ bezeichnet. Rechtlich ist aber entscheidend, wie die Arbeit zu Hause tatsächlich vereinbart und organisiert ist. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz und mobiler Arbeit.

Was ist ein Telearbeitsplatz?

Ein Telearbeitsplatz ist in § 2 Abs. 7 der Arbeitsstättenverordnung genau definiert. Dafür reicht es nicht, dass du gelegentlich mit dem Firmenlaptop am Küchentisch arbeitest.

Ein Telearbeitsplatz liegt vor, wenn der Arbeitgeber einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz in deinem Privatbereich eingerichtet hat. Außerdem müssen die wöchentliche Arbeitszeit am Telearbeitsplatz und die Dauer dieser Einrichtung vereinbart sein.

Zur gesetzlichen Definition gehört noch etwas Entscheidendes: Die benötigte Ausstattung mit Mobiliar, Arbeitsmitteln und Kommunikationseinrichtungen wird vom Arbeitgeber bereitgestellt und installiert.

Quelle: § 2 Abs. 7 ArbStättV – Gesetze im Internet

Das bedeutet allerdings nicht, dass du automatisch jedes gewünschte Möbelstück oder ein bestimmtes Premium-Modell verlangen kannst. Welche Ausstattung tatsächlich benötigt wird, richtet sich nach dem Arbeitsplatz, deiner Tätigkeit und den Anforderungen des Arbeitsschutzes.

Und was ist mobiles Arbeiten?

Bei mobiler Arbeit gibt es gerade keinen dauerhaft vom Arbeitgeber eingerichteten Arbeitsplatz in deiner Wohnung, wie ihn § 2 Abs. 7 ArbStättV für Telearbeit beschreibt.

Du kannst beispielsweise mit dem Laptop an unterschiedlichen Orten arbeiten oder regelmäßig von zu Hause arbeiten, ohne dass dort ein formeller Telearbeitsplatz eingerichtet wurde.

Der wichtige Punkt:

„Mobil arbeiten“ bedeutet nicht „kein Arbeitsschutz“.

Das Arbeitsschutzgesetz gilt auch hier. Nach § 5 ArbSchG muss der Arbeitgeber beurteilen, welche Gefährdungen mit der Tätigkeit verbunden sind und welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Dabei nennt das Gesetz ausdrücklich auch die Gestaltung, Auswahl und den Einsatz von Arbeitsmitteln.

Quelle: § 5 ArbSchG – Gesetze im Internet

Die BAuA weist ebenfalls darauf hin, dass die speziellen Vorgaben für einen Telearbeitsplatz nicht einfach auf jede Form mobiler Arbeit übertragen werden können, die allgemeinen Pflichten aus dem Arbeitsschutzgesetz aber weiterhin bestehen.

Deshalb ist die Unterscheidung für deine Kosten wichtig

Für die Frage „Wer bezahlt meinen Arbeitsplatz?“ reicht es deshalb nicht, nur nach dem Wort Homeoffice im Arbeitsvertrag zu suchen.

Bei einem eingerichteten Telearbeitsplatz gehört die Bereitstellung der benötigten Ausstattung bereits zur gesetzlichen Definition.

Bei mobiler Arbeit muss dagegen genauer geprüft werden:

• Welche Arbeitsmittel brauchst du tatsächlich für deine Tätigkeit?
• Was stellt dein Arbeitgeber bereits zur Verfügung?
• Was ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung?
• Gibt es eine Homeoffice-, Betriebs- oder Zusatzvereinbarung?
• Kaufst du etwas freiwillig selbst oder ist es für deine Arbeit erforderlich?

Eine schriftliche Homeoffice-Zusatzvereinbarung kann unter anderem regeln, wo und in welchem Umfang zu Hause gearbeitet wird und welche Ausstattung oder Kosten der Arbeitgeber übernimmt.

Genau deshalb schauen wir uns als Nächstes nicht pauschal „Laptop ja, Bürostuhl nein“ an, sondern die entscheidende Frage:

Welche Arbeitsmittel muss dein Arbeitgeber tatsächlich bereitstellen?

Du möchtest zusätzlich den Überblick über Steuern, Zuschüsse und weitere Kosten rund ums Arbeiten zu Hause? Dann findest du die wichtigsten Themen in meinem Homeoffice-Finanzen-Übersicht.

Welche Arbeitsmittel muss der Arbeitgeber stellen?

Eine feste gesetzliche Einkaufsliste für das Homeoffice gibt es nicht. Entscheidend ist vielmehr, welche Arbeitsmittel du brauchst, um deine vertraglich vereinbarte Tätigkeit überhaupt sinnvoll ausführen zu können.

Das Bundesarbeitsgericht hat dazu einen wichtigen Grundsatz formuliert: Der Arbeitgeber muss die essentiell erforderlichen und geeigneten Arbeitsmittel bereitstellen. Gemeint sind Arbeitsmittel, ohne die die vereinbarte Tätigkeit nicht erbracht werden kann.

Das heißt aber nicht, dass jeder Arbeitnehmer automatisch Anspruch auf dieselbe Ausstattung hat.

Laptop, PC und notwendige Software

Wenn deine Arbeit ohne einen Computer nicht ausgeführt werden kann, gehört ein geeigneter Rechner typischerweise zu den erforderlichen Arbeitsmitteln. Dasselbe gilt für Software, Zugänge oder Anwendungen, die du für deine Tätigkeit zwingend benötigst.

Der Arbeitgeber muss dabei nicht automatisch dein bevorzugtes Modell kaufen. Entscheidend ist, dass das bereitgestellte Arbeitsmittel für die Tätigkeit geeignet ist. Genau darauf stellt auch das Bundesarbeitsgericht ab.

Monitor, Tastatur und Maus

Hier lässt sich keine allgemeine Regel aufstellen wie:

„Laptop ja – externer Monitor nein.“

§ 5 ArbSchG verlangt vom Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung. Dabei muss unter anderem die Gestaltung, Auswahl und der Einsatz von Arbeitsmitteln berücksichtigt werden.

Deshalb kommt es auf die tatsächliche Arbeit an.

Wer gelegentlich eine kurze E-Mail am Laptop schreibt, hat eine andere Ausgangslage als jemand, der täglich viele Stunden mit Tabellen, Texten, Programmierung oder anderen Bildschirmaufgaben arbeitet.

Bei längerer Bildschirmarbeit können zusätzliche Arbeitsmittel wie ein externer Bildschirm, eine Tastatur oder eine Maus deshalb relevant werden. Entscheidend bleibt aber die konkrete Tätigkeit und nicht eine pauschale Produktliste.

Ein konkretes Beispiel

Du arbeitest täglich sieben Stunden mit umfangreichen Excel-Tabellen.

Dein Arbeitgeber stellt dir nur einen kleinen Firmenlaptop zur Verfügung. Ob zusätzlich ein externer Monitor notwendig ist, lässt sich nicht allein mit „Homeoffice ja oder nein“ beantworten. Entscheidend ist, ob der vorhandene Arbeitsplatz für die Tätigkeit geeignet ist und welche Maßnahmen sich aus der Gefährdungsbeurteilung ergeben.

Ein Wunsch nach einem besonders großen 34-Zoll-Ultrawide-Monitor ist davon wiederum zu unterscheiden. Der Arbeitgeber schuldet grundsätzlich ein geeignetes Arbeitsmittel, nicht automatisch das teuerste oder komfortabelste Wunschmodell.

Wichtig: Eigene Geräte sind nicht automatisch deine Pflicht

Auch „Bring your own device“ ist nicht der arbeitsrechtliche Normalfall.

Das Bundesarbeitsgericht bezeichnet die Nutzung eigener notwendiger Geräte ausdrücklich als Abweichung von dem Grundsatz, dass der Arbeitgeber die erforderlichen Arbeitsmittel bereitstellt.

Wenn dein Arbeitgeber also voraussetzt, dass du dauerhaft deinen privaten Laptop, dein eigenes Smartphone oder andere notwendige Arbeitsmittel einsetzt, sollte geklärt sein, auf welcher Vereinbarung das beruht und wie Kosten, Verschleiß und gegebenenfalls Ersatz geregelt sind.

Bürostuhl und Schreibtisch: Was der Arbeitsschutz wirklich verlangt

Bei Bürostuhl und Schreibtisch wird schnell aus einer ergonomischen Empfehlung eine vermeintliche gesetzliche Pflicht. Genau hier sollten wir sauber unterscheiden.

Für Bildschirmarbeitsplätze verlangt die Arbeitsstättenverordnung grundsätzlich, dass Sicherheit und Gesundheitsschutz gewährleistet und die Grundsätze der Ergonomie berücksichtigt werden. Die Arbeitsfläche muss zur Arbeitsaufgabe passen und groß genug sein, damit Bildschirm, Tastatur, Unterlagen und andere Arbeitsmittel flexibel angeordnet werden können.

Das Gesetz schreibt aber nicht pauschal vor:

„Jeder Beschäftigte im Homeoffice muss einen elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch bekommen.“

Auch ein bestimmtes Bürostuhlmodell oder eine feste Preisklasse steht nicht im Gesetz.

Was gilt bei einem festen Telearbeitsplatz?

Bei einem Telearbeitsplatz ist die Ausgangslage klarer: Zur gesetzlichen Definition gehört, dass die benötigte Ausstattung mit Mobiliar, Arbeitsmitteln und Kommunikationseinrichtungen vom Arbeitgeber bereitgestellt und installiert wird.

Für Telearbeitsplätze gelten außerdem unter anderem die Vorschriften zur erstmaligen Beurteilung der Arbeitsbedingungen sowie die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze aus Anhang 6 der ArbStättV, soweit sie auf den konkreten Telearbeitsplatz anwendbar sind.

Das bedeutet:

Der Arbeitgeber muss den Telearbeitsplatz so einrichten, dass er für die Tätigkeit geeignet und sicher ist. Daraus folgt aber nicht automatisch ein Anspruch auf jedes gewünschte Möbelstück.

Muss der Schreibtisch höhenverstellbar sein?

Nicht allein deshalb, weil du im Homeoffice arbeitest.

Die ArbStättV verlangt unter anderem eine ausreichend große, reflexionsarme Arbeitsfläche und genügend Raum für wechselnde Arbeitshaltungen und Bewegungen. Einen elektrisch höhenverstellbaren Tisch nennt die Vorschrift dagegen nicht als allgemeine Pflichtausstattung.

Ein höhenverstellbarer Tisch kann deshalb ergonomisch sinnvoll sein, ohne dass daraus automatisch ein gesetzlicher Anspruch auf genau diese Bauform entsteht.

Und wie sieht es beim Bürostuhl aus?

Auch beim Stuhl gilt: Entscheidend ist nicht ein bestimmter Produktname, sondern ob die konkrete Ausstattung für den Arbeitsplatz geeignet ist und die Anforderungen des Arbeitsschutzes erfüllt.

Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, erforderliche Schutzmaßnahmen zu treffen und die dafür notwendigen Mittel bereitzustellen. Die Kosten von Maßnahmen nach dem Arbeitsschutzgesetz darf er den Beschäftigten nicht auferlegen.

Das ist etwas anderes als:

„Ich möchte Modell X für 799 Euro – also muss mein Arbeitgeber genau dieses Modell kaufen.“

Praxisbeispiel: Esszimmerstuhl gegen Bürostuhl

Du arbeitest dauerhaft an einem eingerichteten Telearbeitsplatz. Als Sitzgelegenheit steht dort bisher nur ein normaler Esszimmerstuhl.

Hier sollte nicht nur gefragt werden, wem der Stuhl gehört. Entscheidend ist vielmehr, ob der eingerichtete Arbeitsplatz insgesamt die anwendbaren Anforderungen erfüllt und ob sich aus der Beurteilung der Arbeitsbedingungen eine andere Ausstattung ergibt.

Bei einem rein freiwilligen mobilen Arbeitstag von zu Hause ist die Situation dagegen anders. Auch dort verschwindet der Arbeitsschutz nicht, aber die besonderen Einrichtungsvorgaben für einen formellen Telearbeitsplatz greifen nicht automatisch.

Wenn ein normaler Bürostuhl nicht ausreicht

Noch einmal getrennt davon ist der Fall, dass wegen einer gesundheitlichen Einschränkung eine besondere Arbeitshilfe benötigt wird, die über eine übliche Arbeitsplatz-Ausstattung hinausgeht.

Dann kann neben dem Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen auch ein Rehabilitationsträger infrage kommen. Das ist keine automatische Kostenübernahme durch Krankenkasse oder Rentenversicherung, sondern eine eigene Prüfung.

Ergonomischer Bürostuhl: Wer zahlt – Arbeitgeber oder Rentenversicherung?

Musst du Bürostuhl, Schreibtisch oder andere Ausstattung am Ende selbst bezahlen, wird die Steuerfrage interessant. Wie sich eigene Arbeitsmittel von der Homeoffice-Pauschale und einem häuslichen Arbeitszimmer unterscheiden, zeige ich im Ratgeber Häusliches Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale 2026?

Im Sommer kann zusätzlich die Frage entstehen, wer für Ventilator, Sonnenschutz oder andere Maßnahmen gegen hohe Temperaturen aufkommt. Welche Möglichkeiten im Homeoffice tatsächlich helfen und wann Arbeitgeberpflichten überhaupt eine Rolle spielen, erkläre ich im Ratgeber „Hitze im Homeoffice: Was wirklich hilft“.

Wenn du eigenes Geld ausgibst: Wann kommt Aufwendungsersatz infrage?

Du kaufst einen Monitor, nutzt deinen privaten Laptop oder richtest auf eigene Kosten einen Arbeitsplatz zu Hause ein. Muss dein Arbeitgeber dir das anschließend erstatten?

Nicht automatisch. Aber ein Erstattungsanspruch kann unter bestimmten Voraussetzungen bestehen.

§ 670 BGB regelt eigentlich den Ersatz von Aufwendungen bei einem Auftrag. Das Bundesarbeitsgericht wendet diesen Grundsatz jedoch auch auf Arbeitsverhältnisse entsprechend an: Entstehen einem Arbeitnehmer im Interesse des Arbeitgebers Aufwendungen, die nicht bereits durch seine Vergütung abgegolten sind, kann der Arbeitgeber zum Ersatz verpflichtet sein.

Entscheidend ist das Interesse hinter der Ausgabe

Für die Praxis ist deshalb nicht nur wichtig, wer bezahlt hat, sondern vor allem:

Warum musstest du das Geld überhaupt ausgeben?

Hat dein Arbeitgeber beispielsweise kein notwendiges Arbeitsmittel bereitgestellt und kannst du deine vereinbarte Tätigkeit ohne dieses Mittel nicht ausführen, ist das etwas anderes als ein freiwilliges Upgrade deines privaten Arbeitsplatzes.

Das Bundesarbeitsgericht betont grundsätzlich, dass der Arbeitgeber die für die vereinbarte Tätigkeit essentiell erforderlichen und geeigneten Arbeitsmittel bereitstellen muss.

Ein privater Wunsch nach einem größeren Monitor, einem teureren Stuhl oder einem schöneren Schreibtisch führt dagegen nicht allein deshalb zu einem Erstattungsanspruch.

Kein Arbeitsplatz im Betrieb: Das kann einen Unterschied machen

Besonders relevant wird die Frage, wenn du tatsächlich von zu Hause arbeiten musst und dir kein geeigneter Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung steht.

Dann spricht deutlich mehr dafür, dass bestimmte notwendige Aufwendungen im Interesse des Arbeitgebers entstehen.

Aber auch hier würde ich nicht schreiben:

„Kein Büroarbeitsplatz = Arbeitgeber muss automatisch alle Homeoffice-Kosten erstatten.“

Ob ein konkreter Anspruch besteht und welche Kosten umfasst sind, hängt von den tatsächlichen Umständen und bestehenden Vereinbarungen ab.

Gegenbeispiel: Du entscheidest selbst, zu Hause zu arbeiten

Wie wichtig diese Abgrenzung ist, zeigt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts zu einem Lehrer.

Der Lehrer wollte von seinem Arbeitgeber monatlichen Ersatz für sein häusliches Arbeitszimmer und dessen Ausstattung. Das BAG lehnte den Anspruch ab. Ein entscheidender Punkt war, dass der Arbeitgeber ihm nicht vorgeschrieben hatte, die Vor- und Nachbereitung zu Hause zu erledigen. Nach Auffassung des Gerichts überwog deshalb sein eigenes Interesse an dem häuslichen Arbeitszimmer.

Das Urteil lässt sich nicht einfach auf jeden heutigen Homeoffice-Fall übertragen. Es zeigt aber gut, warum die Frage „In wessen Interesse entsteht die Ausgabe?“ so wichtig ist.

Zwei Fälle, die ähnlich aussehen – rechtlich aber nicht gleich sind

Fall A:
Dein Arbeitgeber erwartet dauerhaft Arbeit von zu Hause, stellt dir aber ein für deine Tätigkeit notwendiges Arbeitsmittel nicht zur Verfügung.

→ Hier sollte zuerst geklärt werden, ob der Arbeitgeber das Arbeitsmittel selbst bereitstellen muss beziehungsweise ob für notwendige eigene Aufwendungen Ersatz infrage kommt.

Fall B:
Im Unternehmen steht dir ein vollständiger Arbeitsplatz zur Verfügung. Du arbeitest freiwillig zu Hause und kaufst für mehr Komfort einen besseren Schreibtisch.

→ Allein daraus folgt kein automatischer Erstattungsanspruch. Das eigene Interesse an der Anschaffung kann hier deutlich stärker wiegen.

Merke: „Ich habe es für die Arbeit gekauft“ und „Mein Arbeitgeber muss es bezahlen“ sind nicht dasselbe. Entscheidend ist unter anderem, ob die Ausgabe erforderlich war, in wessen Interesse sie entstanden ist und welche Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestehen.

Internet und Strom: Muss der Arbeitgeber die laufenden Kosten übernehmen?

Laptop und Monitor kaufst du einmal. Strom und Internet verursachen dagegen jeden Monat neue Kosten. Wer regelmäßig von zu Hause arbeitet, nutzt schließlich den eigenen Internetanschluss, lädt den Firmenlaptop und betreibt Monitor, Beleuchtung oder andere Geräte über den privaten Stromzähler.

Trotzdem gilt nicht automatisch:

„Homeoffice = Arbeitgeber muss meine Strom- und Internetrechnung bezahlen.“

Ob dein Arbeitgeber laufende Kosten übernehmen muss, hängt unter anderem davon ab, warum du zu Hause arbeitest, in wessen Interesse die Kosten entstehen und was dazu vereinbart wurde. Für notwendige Aufwendungen des Arbeitnehmers können die bereits beschriebenen Grundsätze zum Aufwendungsersatz nach § 670 BGB entsprechend relevant sein. Das Bundesarbeitsgericht bestätigt, dass § 670 BGB auf Arbeitsverhältnisse entsprechend angewendet werden kann, wenn Arbeitnehmer im Arbeitgeberinteresse nicht bereits abgegoltene Aufwendungen haben.

Internet: Hier gibt es eine konkrete Steuerregel

Beim privaten Internetanschluss gibt es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine interessante Vereinfachung der Finanzverwaltung.

Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationskosten an, darf der Arbeitgeber nach R 3.50 des amtlichen Lohnsteuer-Handbuchs 2026 aus Vereinfachungsgründen bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro pro Monat, steuerfrei ersetzen. Dafür ist nach dieser Vereinfachungsregel kein Einzelnachweis des beruflichen Anteils erforderlich.

Beispiel: 50 Euro Internetkosten

Deine private Internet- und Telefonrechnung beträgt monatlich 50 Euro und der Anschluss wird regelmäßig beruflich genutzt.

20 % von 50 Euro sind:

10 Euro.

Unter den Voraussetzungen der Verwaltungsregel kann der Arbeitgeber diese 10 Euro monatlich steuerfrei als Telekommunikationskosten ersetzen.

Bei einer Rechnung von 120 Euro wären 20 % zwar 24 Euro. Die Vereinfachungsregel ist aber auf 20 Euro pro Monat begrenzt.

Wichtig: Das bedeutet nicht, dass jeder Arbeitnehmer automatisch 20 Euro vom Arbeitgeber verlangen kann. Die Regel beantwortet die steuerliche Frage, wie ein Arbeitgeber berufliche Telekommunikationskosten ersetzen kann. Sie schafft für sich allein keinen pauschalen arbeitsrechtlichen Zahlungsanspruch.

Und was gilt für Strom?

Für den privaten Stromverbrauch gibt es keine vergleichbare pauschale 20-%-/20-Euro-Regel.

Ob dein Arbeitgeber zusätzliche Stromkosten übernimmt, sollte deshalb möglichst ausdrücklich geregelt werden – beispielsweise in einer Homeoffice-Vereinbarung oder durch eine betriebliche Kostenregelung.

Wenn du dagegen notwendige eigene Kosten tragen musst, kann wiederum die Frage des Aufwendungsersatzes eine Rolle spielen. Entscheidend bleibt der konkrete Einzelfall und das Interesse, in dem die Aufwendungen entstehen.

Zuschuss, Erstattung oder Firmenausstattung: Steuerlich nicht dasselbe

Dein Arbeitgeber möchte sich an deinem Homeoffice beteiligen. Klingt zunächst einfach – steuerlich macht es aber einen erheblichen Unterschied, wie diese Unterstützung organisiert wird.

Ein vom Arbeitgeber gekaufter Monitor, ein echter Ersatz deiner beruflichen Auslagen und eine Überweisung von 500 Euro für einen privat gekauften Bürostuhl sind nicht automatisch gleich zu behandeln.

Deshalb solltest du vier Fälle auseinanderhalten.

1. Der Arbeitgeber kauft und überlässt dir die Ausstattung

Das ist oft der klarste Fall.

Kauft dein Arbeitgeber beispielsweise einen Monitor oder eine Tastatur und überlässt dir das Arbeitsmittel zur beruflichen Nutzung, bleibt das Gerät grundsätzlich Firmeneigentum.

Nach R 19.3 des amtlichen Lohnsteuer-Handbuchs 2026 gehört der Wert von Arbeitsmitteln, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unentgeltlich zur beruflichen Nutzung überlässt, grundsätzlich nicht zum Arbeitslohn.

Für betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte gibt es darüber hinaus eine besondere Regelung: Nach § 3 Nr. 45 EStG kann auch deren private Nutzung steuerfrei sein. Dazu können beispielsweise betriebliche Computer oder Smartphones gehören.

2. Der Arbeitgeber zahlt dir einfach einen Zuschuss

Anders sieht es aus, wenn du selbst einen Bürostuhl für 500 Euro kaufst und dein Arbeitgeber dir anschließend beispielsweise 300 Euro überweist.

Nur weil das Geld für einen beruflich genutzten Gegenstand bestimmt ist, wird der Zuschuss nicht automatisch steuerfrei.

Die Lohnsteuer-Richtlinien stellen ausdrücklich klar, dass Leistungen des Arbeitgebers zum Ersatz von Werbungskosten nur dann steuerfrei sind, wenn dafür eine gesetzliche Steuerbefreiung besteht.

Welche Form der Kostenübernahme bietet mein Arbeitgeber an – und wie wird sie steuerlich behandelt?

3. Echter Auslagenersatz

Eine eigene Kategorie ist der sogenannte Auslagenersatz.

Nach § 3 Nr. 50 EStG können Beträge steuerfrei sein, durch die Arbeitnehmer Auslagen für ihren Arbeitgeber ersetzt bekommen.

Wichtig ist aber auch hier: Nicht jede private Anschaffung wird allein durch eine spätere Erstattung automatisch zu steuerfreiem Auslagenersatz.

Die Finanzverwaltung stellt Anforderungen daran, dass tatsächlich Auslagen des Arbeitgebers ersetzt werden. Bei pauschalen Erstattungen gelten zusätzliche Voraussetzungen.

Genau deshalb ist die vorherige Abstimmung mit dem Arbeitgeber so wichtig.

4. Du kaufst selbst und bekommst nichts erstattet

Bleibt die Anschaffung vollständig bei dir, stellt sich eine andere Frage:

Kannst du sie als Arbeitsmittel in deiner Steuererklärung berücksichtigen?

Das behandeln wir im nächsten Steuerabschnitt ausführlich. § 9 EStG nennt Aufwendungen für Arbeitsmittel ausdrücklich bei den Werbungskosten.

Wenn du die Ausstattung selbst kaufst: Was kannst du steuerlich absetzen?

Dein Arbeitgeber stellt den gewünschten Monitor nicht, beteiligt sich nicht am Bürostuhl oder du kaufst Tastatur und Maus bewusst selbst. Dann kann die Anschaffung steuerlich als Arbeitsmittel interessant werden.

§ 9 EStG nennt Aufwendungen für Arbeitsmittel ausdrücklich als Werbungskosten. Entscheidend ist, dass die Ausgabe beruflich veranlasst ist.

Typische Arbeitsmittel im Homeoffice können je nach Tätigkeit beispielsweise sein:

• Monitor
• Tastatur und Maus
• Headset
• Bürostuhl
• Schreibtisch
• beruflich genutzte Computertechnik

Dabei gilt aber nicht automatisch:

„Ich arbeite zu Hause – also kann ich jedes Möbelstück vollständig von der Steuer absetzen.“

Entscheidend bleibt die tatsächliche berufliche Verwendung.

Was passiert bei privater Mitbenutzung?

Wird ein Gegenstand sowohl beruflich als auch privat genutzt, kann eine Aufteilung erforderlich sein.

Das amtliche Lohnsteuer-Handbuch nennt dafür ausdrücklich das Beispiel eines privat angeschafften PCs: Eine private Mitbenutzung von etwa 10 % ist unschädlich; bei stärker gemischter Nutzung sind die Kosten aufzuteilen.

Bei Gegenständen, die typischerweise auch privat angeschafft werden, können außerdem höhere Anforderungen an den Nachweis der beruflichen Nutzung gelten.

Bekommst du den Kaufpreis vom Finanzamt zurück?

Nein.

Werbungskosten mindern grundsätzlich deine steuerpflichtigen Einkünfte. Das Finanzamt überweist dir deshalb nicht automatisch beispielsweise 30 % des Kaufpreises zurück.

Wie stark sich eine Anschaffung tatsächlich auf deine Einkommensteuer auswirkt, hängt von deiner persönlichen steuerlichen Situation und deinen gesamten Werbungskosten ab.

Zusätzlich wichtig: Arbeitnehmer erhalten 2026 grundsätzlich bereits einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro. Erst wenn deine tatsächlich zu berücksichtigenden Werbungskosten insgesamt darüber liegen, führen zusätzliche Werbungskosten grundsätzlich zu einem darüber hinausgehenden Abzug.

Bis 800 Euro netto: Sofortabzug kann möglich sein

Bei geringerwertigen Arbeitsmitteln gibt es eine Vereinfachung.

Nach R 9.12 des amtlichen Lohnsteuer-Handbuchs 2026 können die Anschaffungskosten eines Arbeitsmittels einschließlich Umsatzsteuer im Anschaffungsjahr vollständig als Werbungskosten berücksichtigt werden, wenn der Preis ohne Umsatzsteuer die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter nicht überschreitet.

Die Grenze beträgt:

800 Euro ohne Umsatzsteuer.

Bei einem regulären Kauf mit 19 % Umsatzsteuer entspricht das:

952 Euro brutto.

Ein Bürostuhl für beispielsweise 600 Euro brutto kann bei erfüllten Voraussetzungen deshalb grundsätzlich vollständig im Anschaffungsjahr berücksichtigt werden.

Was passiert oberhalb der Grenze?

Liegt das Arbeitsmittel über der Grenze, werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten grundsätzlich auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt und anteilig als Werbungskosten berücksichtigt. Das bestätigt R 9.12 LStH 2026 ausdrücklich.

Der Grundgedanke lautet also:

Bis zur Grenze → vollständige Berücksichtigung im Anschaffungsjahr möglich.

Darüber → grundsätzlich Verteilung über die Nutzungsdauer.

Besonderheit bei Computerhardware und Software

Für Computerhardware und Software gibt es eine zusätzliche Besonderheit.

Das Lohnsteuer-Handbuch 2026 verweist auf die BMF-Regelung, nach der für Computerhardware sowie Software zur Dateneingabe und Datenverarbeitung eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden kann.

Deshalb sollte man einen Laptop oder Computer steuerlich nicht einfach genauso behandeln wie einen Bürostuhl oder Schreibtisch.

Beispiel: Du kaufst einen Monitor für 349 Euro

Du kaufst einen Monitor für 349 Euro und nutzt ihn beruflich als Arbeitsmittel.

Liegt die berufliche Veranlassung vor, können die Anschaffungskosten grundsätzlich als Werbungskosten berücksichtigt werden. Da der Betrag deutlich unterhalb der genannten GWG-Grenze liegt, kommt eine vollständige Berücksichtigung im Anschaffungsjahr in Betracht.

Aber auch hier gilt:

349 Euro Werbungskosten bedeuten nicht 349 Euro Steuererstattung.

Der Betrag fließt lediglich in deine gesamten Werbungskosten ein.

Rechnungen und Nutzung dokumentieren

Bewahre Rechnungen und Kaufbelege auf.

Bei gemischt genutzten Gegenständen solltest du außerdem plausibel erklären können, in welchem Umfang du sie beruflich verwendest.

Gerade bei größeren Anschaffungen würde ich zusätzlich dokumentieren:

• Kaufdatum und Kaufpreis
• konkretes Produkt
• beruflicher Einsatzzweck
• beruflicher Nutzungsanteil, falls auch privat genutzt
• eventuelle Erstattung durch den Arbeitgeber

So lässt sich später nachvollziehen, wie der angesetzte Betrag zustande gekommen ist.

Steuerlich absetzbar bedeutet nicht automatisch, dass du die Kosten selbst tragen musst. Bevor du ein notwendiges Arbeitsmittel privat kaufst, solltest du zuerst klären, ob dein Arbeitgeber es bereitstellen oder Kosten übernehmen muss. Die Steuererklärung ist kein Ersatz für einen möglichen arbeitsrechtlichen Anspruch.

Homeoffice-Pauschale 2026 oder Arbeitszimmer: Was kannst du absetzen?

Neben selbst gekauften Arbeitsmitteln können auch die Kosten für das Arbeiten in der eigenen Wohnung steuerlich relevant sein. Dabei musst du zwei unterschiedliche Regelungen auseinanderhalten:

die Homeoffice-Tagespauschale und das häusliche Arbeitszimmer.

Die umgangssprachlich oft „Homeoffice-Pauschale“ genannte Tagespauschale beträgt 2026 weiterhin 6 Euro pro Kalendertag und höchstens 1.260 Euro im Jahr. Das entspricht maximal 210 berücksichtigungsfähigen Tagen.

Wann kannst du die 6 Euro pro Tag ansetzen?

Im normalen Fall gilt:

Du musst deine berufliche Tätigkeit an diesem Tag überwiegend in deiner Wohnung ausüben und darfst an diesem Tag keine außerhalb deiner Wohnung gelegene erste Tätigkeitsstätte aufsuchen.

Ein Beispiel:

Du arbeitest morgens bis abends von zu Hause und fährst nicht zusätzlich zu deiner ersten Tätigkeitsstätte.

→ Dann kann dieser Tag grundsätzlich für die Tagespauschale berücksichtigt werden.

Ausnahme: Dir steht dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung

Eine wichtige Sonderregel gilt, wenn dir für deine berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Dann kann die Tagespauschale unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch für einen Tag berücksichtigt werden, an dem du zusätzlich auswärts oder an deiner ersten Tätigkeitsstätte tätig bist. Voraussetzung bleibt, dass du an diesem Tag auch beruflich in deiner Wohnung gearbeitet hast.

Das kann beispielsweise für Beschäftigte interessant sein, denen für bestimmte Tätigkeiten dauerhaft kein geeigneter Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung steht.

Die 1.260 Euro bekommst du nicht ausgezahlt

Das möchte ich auf der Seite ausdrücklich klarstellen:

Die maximal 1.260 Euro sind keine Auszahlung und kein Steuerfreibetrag, den dir das Finanzamt überweist.

Die Tagespauschale gehört zu den Werbungskosten beziehungsweise – bei betrieblichen Einkünften – zu den Betriebsausgaben. Wie stark sie sich tatsächlich auf deine Steuer auswirkt, hängt deshalb von deiner persönlichen steuerlichen Situation ab.

Was deckt die Tagespauschale ab?

Mit den 6 Euro sind grundsätzlich die Aufwendungen abgegolten, die durch die berufliche oder betriebliche Tätigkeit in der häuslichen Wohnung entstehen. Dazu gehören typischerweise anteilige Wohnkosten wie beispielsweise Strom oder Heizung.

Arbeitsmittel sind von der Tagespauschale nicht umfasst.

Ein beruflich genutzter Monitor, Bürostuhl oder eine Tastatur kann deshalb unter den jeweiligen Voraussetzungen zusätzlich als Arbeitsmittel berücksichtigt werden. Das BMF stellt diese Trennung ausdrücklich klar.

Die Tagespauschale ersetzt nicht den möglichen Werbungskostenabzug für selbst gekaufte Arbeitsmittel.

Wann ist ein häusliches Arbeitszimmer interessant?

Für ein häusliches Arbeitszimmer gelten deutlich strengere Voraussetzungen.

Die tatsächlichen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können grundsätzlich dann berücksichtigt werden, wenn dieses Arbeitszimmer den Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, hast du grundsätzlich die Wahl:

tatsächliche Aufwendungen für das Arbeitszimmer geltend machen

oder

anstelle der tatsächlichen Kosten die Jahrespauschale von 1.260 Euro nutzen.

Wichtig: Diese Jahrespauschale für das häusliche Arbeitszimmer ist nicht dasselbe wie die Tagespauschale von 6 Euro.

Arbeitszimmer und Tagespauschale gleichzeitig?

Für denselben Zeitraum kannst du nicht einfach beides nebeneinander ansetzen.

Wird für einen Zeitraum der Abzug für das häusliche Arbeitszimmer beziehungsweise die entsprechende Jahrespauschale genutzt, ist für diesen Zeitraum die Tagespauschale ausgeschlossen.

Deshalb lohnt sich bei einem echten häuslichen Arbeitszimmer eine genauere Prüfung.

Du bist unsicher, welche Variante bei dir überhaupt infrage kommt? Im ausführlichen Vergleich Häusliches Arbeitszimmer absetzen vs. Homeoffice-Pauschale 2026: Was lohnt sich mehr? zeige ich beide Möglichkeiten getrennt und mit konkreten Beispielen.

Merke: Ob dein Arbeitgeber Kosten übernimmt und ob du selbst getragene Kosten steuerlich berücksichtigen kannst, sind zwei getrennte Fragen. Kläre deshalb zuerst die Arbeitgeberseite – und danach deine persönliche steuerliche Behandlung.

Fünf typische Praxisfälle: Wer zahlt was?

Die bisherigen Regeln werden verständlicher, wenn man sie auf konkrete Situationen überträgt. Die folgenden fünf Fälle zeigen, warum beim Homeoffice nicht einfach „Arbeitgeber zahlt“ oder „Arbeitnehmer zahlt“ angekreuzt werden kann.

Was die fünf Fälle zeigen: Entscheidend ist nicht allein, dass du zu Hause arbeitest. Zuerst muss geklärt werden, ob ein Arbeitsmittel für deine Tätigkeit erforderlich ist, ob ein Telearbeitsplatz eingerichtet wurde oder ob du eine Anschaffung freiwillig selbst tätigst. Erst danach folgen Fragen nach Kostenerstattung und Steuer.

Fazit: Wer 2026 wirklich für deine Homeoffice-Ausstattung zahlt

Ob dein Arbeitgeber Laptop, Monitor, Bürostuhl oder Schreibtisch bezahlen muss, lässt sich nicht allein mit dem Wort „Homeoffice“ beantworten. Entscheidend ist, warum du das Arbeitsmittel brauchst und wie deine Arbeit zu Hause geregelt ist.

Ist ein geeignetes Arbeitsmittel für deine vereinbarte Tätigkeit essentiell erforderlich, ist zunächst dein Arbeitgeber in der Pflicht. Bei einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz gehört die benötigte Ausstattung mit Mobiliar, Arbeitsmitteln und Kommunikationseinrichtungen zur Einrichtung durch den Arbeitgeber.

Anders sieht es aus, wenn du freiwillig zu Hause arbeitest und dir aus Komfortgründen einen besseren Stuhl, größeren Monitor oder anderen Schreibtisch kaufst. Daraus entsteht nicht automatisch ein Anspruch auf Kostenerstattung. Auch ein freiwilliger Zuschuss des Arbeitgebers ist steuerlich nicht automatisch steuerfrei.

Deshalb würde ich vor einer größeren Anschaffung immer diese Reihenfolge einhalten: erst Arbeitgeberpflicht und Vereinbarung prüfen, dann die Kostenübernahme klären und erst danach selbst kaufen. Bleiben beruflich veranlasste Kosten tatsächlich bei dir, kannst du anschließend prüfen, ob sie steuerlich als Werbungskosten oder über eine der Homeoffice-Regelungen berücksichtigt werden können.

So vermeidest du vor allem einen Fehler: ein notwendiges Arbeitsmittel vorschnell selbst zu bezahlen und erst hinterher zu versuchen, das Geld vom Arbeitgeber oder über die Steuer zurückzubekommen.