Homeoffice Ausstattung: Was zahlt der Arbeitgeber wirklich?

Wer kennt es nicht? Man sitzt zu Hause auf dem unbequemen Esszimmerstuhl, starrt auf den viel zu kleinen Laptop-Bildschirm und denkt sich unweigerlich: Eigentlich arbeite ich hier doch für meinen Chef – warum muss ich dann den neuen, teuren Schreibtischstuhl aus eigener Tasche bezahlen?

Ein wirklich ergonomisches Homeoffice-Setup mit höhenverstellbarem Schreibtisch, vernünftigem Stuhl und zweitem Monitor geht schnell ins Geld. Da ist die Frage absolut berechtigt: Was zahlt eigentlich der Arbeitgeber?

Die bittere Wahrheit vorweg: Ein pauschales Gesetz, das deinen Chef dazu zwingt, dir blind eine Vollausstattung nach Hause zu schicken, gibt es nicht. Oft verstecken sich Unternehmen hinter dem feinen juristischen Unterschied zwischen einem echten „Telearbeitsplatz“ und sogenanntem „mobilen Arbeiten“.

Aber keine Sorge! In diesem Beitrag werfen wir nicht nur einen Blick auf die nackte rechtliche Realität. Ich gebe dir vor allem handfeste Argumente an die Hand, wie du clevere, freiwillige Zuschüsse verhandelst – und zeige dir meinen Plan B, wie du dir dein Geld über die Steuer zurückholst, falls die Firma komplett auf stur schaltet.

Lass uns direkt klären, worauf du wirklich Anspruch hast!

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Bevor du wutentbrannt zur Personalabteilung stürmst, um einen neuen Stuhl einzufordern, musst du zwingend einen Blick in deinen Arbeitsvertrag oder eure Betriebsvereinbarung werfen. Genau hier entscheidet sich nämlich dein Anspruch. Das deutsche Arbeitsrecht unterscheidet extrem pingelig zwischen zwei Begriffen, die wir im Alltag meistens einfach nur in denselben Topf namens „Homeoffice“ werfen:

Der echte Telearbeitsplatz (Der Jackpot für dein Setup)

Wenn in deinem Vertrag hochoffiziell von einem fest eingerichteten „Telearbeitsplatz“ die Rede ist, greift die strenge Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Das bedeutet im Klartext: Dein Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, dass dein Heimarbeitsplatz exakt so sicher und ergonomisch ist wie das Büro in der Firma. Er muss dir die komplette, notwendige Ausstattung (vom ergonomischen Bürostuhl über den Schreibtisch bis zum großen Monitor) zur Verfügung stellen oder die Kosten dafür in voller Höhe übernehmen. Er ist theoretisch sogar für die gesundheitliche Gefährdungsbeurteilung deines Heimbüros zuständig!

Mobiles Arbeiten (Die bequeme Grauzone für Arbeitgeber)

Hier kommt der Haken, in dem heutzutage schätzungsweise 90 % aller Angestellten stecken. Wenn dein Vertrag „Mobiles Arbeiten“ (oder oft auch „Mobile Office“) besagt, darfst du zwar von zu Hause aus arbeiten – rechtlich gesehen aber eben genauso gut aus dem Café, aus dem ICE oder vom Strand auf Mallorca. Weil du keinen fest definierten, vom Chef abgesegneten Ort hast, gilt die Arbeitsstättenverordnung hier nicht. Dein Arbeitgeber muss dir lediglich die Dinge stellen, ohne die du nicht arbeiten kannst. Das sind in der Praxis meist nur ein Laptop und vielleicht ein Diensthandy. Einen gesetzlichen Anspruch auf Möbel oder Peripheriegeräte hast du hier leider nicht.

Der Hero-Tipp: Wenn du dauerhaft 3 bis 5 Tage die Woche von zu Hause arbeitest, im Vertrag aber nur „Mobiles Arbeiten“ steht, nutzt dein Unternehmen diese Grauzone sehr wahrscheinlich bewusst aus, um die Kosten für deine Ausstattung zu umgehen. Aber lass den Kopf nicht hängen – genau dafür gibt es clevere Strategien, die wir uns jetzt ansehen!

Machen wir es kurz und schmerzlos: Damit du deine Arbeit überhaupt erledigen kannst, muss dir dein Arbeitgeber die essenziellen Arbeitsmittel stellen – völlig unabhängig davon, ob in deinem Vertrag „Telearbeit“ oder „Mobiles Arbeiten“ steht. Schließlich kann niemand erwarten, dass du sensible Kundendaten auf deinem privaten 5 Jahre alten Familien-Laptop verarbeitest.

Das absolute Minimum, das der Chef stellen MUSS:

• Die Hardware: Ein funktionierender Firmen-Laptop oder PC.

• Die Software: Sämtliche Lizenzen, VPN-Zugänge und Programme, die du für deinen Job brauchst.

• Kommunikation: Wenn du telefonieren musst, braucht es ein Diensthandy oder ein gestelltes Headset für Internettelefonie.

Hier endet in den meisten Fällen aber auch schon die gesetzliche Pflicht beim "mobilen Arbeiten". Büromöbel, der zweite Monitor, eine spezielle vertikale Maus oder gar ein Zuschuss zu deinen Strom- und Internetkosten sind reiner Luxus – rechtlich gesehen jedenfalls.

Die große Ausnahme: Wenn du ins Homeoffice GEZWUNGEN wirst

Es gibt ein Szenario, bei dem das Blatt sich massiv zu deinen Gunsten wendet. Wenn dein Arbeitgeber gar keinen festen Schreibtisch mehr für dich in der Firma hat (z. B. wegen Desk-Sharing, Büro-Verkleinerung oder Standortschließung) und du von zu Hause arbeiten musst, ändert sich die Rechtslage (Stichwort: Aufwendungsersatz nach § 670 BGB).

Wenn du gezwungen bist, deine privaten Räumlichkeiten und Ressourcen für die Firma zu nutzen, weil es im Büro keinen Platz mehr für dich gibt, kannst du oft eine finanzielle Entschädigung einfordern. Das kann eine monatliche Pauschale für Strom/Internet sein oder eben auch die Übernahme von Anschaffungskosten für die Einrichtung.

Nur weil dein Arbeitgeber laut Tabelle und Gesetz vielleicht nicht zahlen muss, heißt das noch lange nicht, dass du leer ausgehen musst. Ganz im Gegenteil: Viele Unternehmen haben mittlerweile verstanden, dass fitte und motivierte Mitarbeiter im Heimbüro das Fundament für den Firmenerfolg sind. Man muss dem Chef das Ganze nur als ein unschlagbares Investment verkaufen.

Wenn du das nächste Mitarbeitergespräch planst, lass das Argument „Ich hätte gerne einen schöneren Stuhl“ komplett stecken. Präsentiere stattdessen diese drei knallharten Win-Win-Argumente, bei denen jeder smarte Chef hellhörig wird:

Argument 1: Die knallharte Rechnung mit den Ausfallzei

Ein einziger Tag, an dem du wegen akuter Rückenschmerzen oder einem HWS-Syndrom krankfeierst, kostet das Unternehmen im Schnitt zwischen 400 und 600 Euro (Lohnfortzahlung und Produktionsausfall). Ein erstklassiger, ergonomischer Bürostuhl kostet einmalig vielleicht 500 Euro. Die Argumentation für deinen Chef: „Ein ergonomisches Setup schützt mich vor Fehlzeiten durch Nacken- und Rückenschmerzen. Wenn wir dadurch auch nur einen einzigen Kranktag im Jahr verhindern, hat sich die Investition für die Firma schon komplett amortisiert.“

Argument 2: Der Produktivitäts- und Fokus-Boost

Wer an einem wackeligen Küchentisch mit einem viel zu kleinen Monitor arbeitet, ermüdet nachweislich schneller, macht mehr Fehler und braucht für Aufgaben länger. Ein zweiter, großer Monitor und eine ergonomische Maus erhöhen die Arbeitsgeschwindigkeit laut Studien um bis zu 20 bis 30 Prozent. Die Argumentation für deinen Chef: „Mit einem zweiten Monitor und einer vernünftigen Maus kann ich meine täglichen Aufgaben im Homeoffice deutlich fokussierter, schneller und fehlerfreier abarbeiten.“

Argument 3: Steuerfreie Vorteile für das Unternehmen

Der Gesetzgeber macht es Arbeitgebern extrem schmackhaft, ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Unternehmen können ihren Angestellten unter bestimmten Voraussetzungen Zuschüsse für die Homeoffice-Ausstattung völlig steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen (oder die Geräte als Firmenbesitz zur Verfügung stellen). Für die Firma sind das Betriebsausgaben, die sie voll absetzen kann – für dich ist es bares Geld ohne Abzüge.

Der Hero-Formulierungs-Hack für deine E-Mail / dein Gespräch:

„Chef, ich würde mein Homeoffice gerne langfristig auf ein professionelles Niveau heben, um weiterhin maximale Leistung und fehlerfreie Arbeit abzuliefern, ohne dass mein Rücken streikt. Wenn ich mir ein ergonomisches Equipment (z. B. einen höhenverstellbaren Tisch/Stuhl) heraussuche – gäbe es da von Firmenseite die Möglichkeit, sich über einen steuerfreien Zuschuss oder eine Kostenübernahme zu beteiligen?“

Du hast alle Argumente auf den Tisch gelegt, aber dein Chef blockt trotzdem komplett ab? Lass den Kopf nicht hängen! Nur weil dein Arbeitgeber sich querstellt, heißt das nicht, dass du die Kosten für dein ergonomisches Homeoffice komplett alleine tragen musst. Jetzt kommt dein Plan B ins Spiel: Das Finanzamt!

Was viele Angestellte nicht wissen: Alles, was du dir zwingend für die Arbeit kaufst und überwiegend beruflich nutzt, kannst du über die jährliche Steuererklärung absetzen.

Werbungskosten: Hol dir einen Teil deines Geldes zurück

Egal ob der ergonomische Bürostuhl, der höhenverstellbare Schreibtisch, ein blendfreier Monitor oder die vertikale Maus – das alles sind klassische Arbeitsmittel. Trägst du diese Kosten in deiner Steuererklärung als „Werbungskosten“ ein, mindern sie dein zu versteuerndes Einkommen. Das bedeutet: Du bekommst zwar nicht den vollen Kaufpreis zurück, aber je nach deinem persönlichen Steuersatz erstattet dir das Finanzamt einen spürbaren Teil der Kosten (oft zwischen 20 % und 40 %). Wichtig: Heb unbedingt alle Rechnungen auf! Wenn ein einzelnes Teil (z. B. der Schreibtisch) netto weniger als 800 Euro (brutto 952 Euro) kostet, kannst du es als sogenanntes "Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)" sogar komplett auf einen Schlag im Kaufjahr absetzen.

Die Homeoffice-Pauschale nicht vergessen!

Zusätzlich zu deinen gekauften Möbeln kannst du auch die laufenden Kosten für dein Heimbüro absetzen. Jeder Tag, den du komplett im Homeoffice verbringst, bringt dir bares Geld. Aktuell kannst du 6 Euro pro Tag für bis zu 210 Tage im Jahr ansetzen. Das macht einen fetten Steuerfreibetrag von satten 1.260 Euro, den du dem Finanzamt ganz ohne komplizierte Nachweise präsentieren darfst.

Mein Fazit für dich: Warte nicht ewig auf ein Wunder aus der Chefetage, während dein Rücken an einem schlechten Setup leidet. Nimm deine Gesundheit selbst in die Hand, richte dir einen erstklassigen Arbeitsplatz ein und hol dir die finanzielle Unterstützung eben nachträglich über die Steuerklärung zurück!